Procesy · automatizace · pro menší firmy a neziskovky

Z neefektivní a kostrbaté práce dělám hladkou a svižnou.

Jsem od přírody líný. Nesnáším opakovanou rutinu. Považuji ji za zlo a snažím se ji eliminovat, kde to jen jde. Poperu se i s tou vaší.

Pojďme to probrat Jak to funguje

Pomáhám menším firmám a neziskovkám, které vědí, že u nich některé věci fungují neefektivně a draze — a vadí jim to. Jen se to špatně řeší, protože na takový projekt není nikdy dost peněz, času ani lidí.

Nejde přitom jen o ušetřený čas. Když člověk potřicáté dohledává triviální odkaz, je to prostě ubíjející. Chci, aby energie vašich lidí šla tam, kvůli čemu tu práci dělají.

Fandím těm, kdo budují i s málem, a proto pracuju tak, abyste se mnou strávili co nejméně času, a vždy hledám řešení s nejlepším poměrem cena/výkon. Neziskovkám navíc rád vyjdu vstříc s platebními podmínkami tak, aby spolupráce ladila s jejich způsobem financování.

Sám jsem drobný podnikatel, takže takové situaci dobře rozumím a doporučuji jen to, co bych doporučil sám sobě.

Služby

Popíšu problém → Postavím řešení → Zavedu do praxe

Všechno v jednom balíčku.

1

Popíšu problém

Projdeme, jak reálně pracujete, a identifikujeme, kde co přesně drhne. Budeme se zajímat o příčiny, ne o následky.

Prvním problémem jsou místa, kde se ručně dělá to, co může běžet samo — a tím myslím i „ručně na počítači". Jakýkoliv klik nebo psaní, které vůbec nemusí existovat, je zbytečná ruční práce.

Druhým problémem jsou místa, kde nefunguje správně proces — je v něm zbytečně mnoho článků, věci se vrací, opravují, informace se ztrácí a dohledávají, komunikace je nepřehledná. Typický příklad: informace o klientech jsou v pěti tabulkách a nikdo neví, která platí.

Třetím problémem je, že věci jsou často mezi sebou různě propojené a vztahy mezi nimi jsou takové zamotané klubko, kde jedna věc ovlivňuje druhou.

Jakmile to klubko dostatečně rozmotáme, určíme si, co jsou priority. Co přinese největší užitek při nejnižších nákladech?

2

Postavím řešení na míru

Jakmile bude jasno, jaký problém řešíme a proč, navrhnu řešení. Někdy může být úplně jednoduché a přijdete na něj sami už v průběhu identifikace. Problém vyřešen.

Anebo zjistíme, že změna není jen kosmetická, ale že je potřeba věci digitalizovat, zautomatizovat a postavit AI workflow.

Nestavím vám přitom nový systém, který se budete muset učit. Většinou stačí malá vrstva nad nástroji, které už používáte.

Pokud je řešení v rámci mého know-how, postavím jej osobně. Pokud je za mou hranicí, přizvu si seniorní vývojářskou kapacitu, protože vždy musí být zaručeno, že dostanete věc, která je spolehlivá, bezpečná a v souladu s legislativou (např. GDPR).

3

Zajistím převedení do praxe

Zvyk je železná košile a změna bolí. To nejhorší, co se může stát, je, že budete mít nové efektivní řešení starého problému, ale lidé zůstanou u starého neefektivního postupu.

Mám bohaté zkušenosti se vzděláváním dospělých, takže ani v tomto směru vás nenechám na holičkách. Pokud si to povaha nového řešení vyžádá, připravím všem uživatelům adaptační materiály, rychlou online nápovědu a budu jim k dispozici, než se změna ujme. Také v této fázi můžeme vše na základě feedbacku ještě dále ladit.

4

Zůstanu k dispozici

Spolupráce nemusí skončit předáním hotového projektu. Rád s vámi zůstanu i do budoucna a budu vám kontinuálně pomáhat zlepšovat procesy a představovat nové možnosti, ať už v oblasti AI nebo jiných.

Vstupní krok

Začněte workshopem „Kde to drhne"

Úplně na začátku je mini-audit zdarma — v rozhovoru spolu projdeme, kde vás tlačí bota a kde možná tlačí, aniž o tom víte. Pokud po něm uznáte, že to stojí za zkoušku, prvním krokem spolupráce je placený workshop, kde najdeme hlavní zdroje neefektivity a plýtvání. Cenu znáte dopředu, žádná překvapení.

V průběhu workshopu vám také ukážu, jaké jsou aktuální schopnosti a možnosti AI a na míru vyvinutého softwaru.

Možná zjistíte, že nakonec můžete mít řešení, které vás v rámci vašeho rozpočtu ani nenapadlo.

  • Projdeme, jak práce reálně probíhá, krok po kroku.
  • Najdeme zbytečnou ruční práci a zděděné postupy, co už nedávají smysl.
  • Po workshopu obdržíte srozumitelný výstup s identifikovanými problémy a s návrhy řešení.
  • Pokud se pro některé z nabízených řešení rozhodnete, můžeme pokračovat dále.

Mám zájem

Pošlete mi krátkou zprávu, domluvíme si mini-audit zdarma.

Poslat zprávu
Reference

Příklady práce

Konkrétní příklady, jak z ruční a zdlouhavé práce udělat automatický proces.

Případová studie · Automatizace procesů

Automatizace střihu videí

Postprodukci série videokurzů jsem proměnil z hodin ručního střihu na proces, který běží podle připraveného skriptu — člověk řeší jen to, co vyžaduje úsudek.

Zobrazit detailSkrýt detail ›
Odvětví
Online vzdělávání / e-learning
Oblast
Postprodukce videa (DaVinci Resolve)
Výsledek
1 kurz ≈ 1 pracovní den

Problém

Klient natáčí online vzdělávací video kurzy, externí dodavatel pro něj zajišťuje střih. Natáčí se s lektory, lektoři čtou text ve čtecím zařízení. Při natáčení vznikají přeřeky a opakované záběry, takže syrový materiál je delší než finální stopáž a je v něm potřeba najít a vystřihnout každé zaváhání.

Na to pak navazuje hrubý střih, grading, desítky drobných řezů, změn záběrů a vkládání grafiky, a nakonec několik exportů v různých verzích (pro dalšího editora, verze s grafikou a bez grafiky). Do toho běží komunikace s externím týmem o tom, kdy jsou pro střih připravené podklady a kdy se může pokračovat.

Při více kurzech najednou se z toho stává úzké hrdlo — práce, kterou nejde delegovat, protože staví na zkušenosti, ale je z 80 % mechanická.

Před automatizací — ručně

Vše dělá člověk, krok za krokem

  1. Celý syrový materiál se musel projít a v něm najít každý přeřek a opakovaný záběr.
  2. Každé zaváhání se muselo ručně vystřihnout a záběry slepit dohromady.
  3. Podle citu se muselo rozhodnout, kam dát řez a kde změnit záběr, aby měl výklad rytmus.
  4. U každého řezu se musel ručně nastavit zoom a výřez (preset po presetu).
  5. Scénář se musel pročistit a místa střihů označit ručně.
  6. Každá exportní verze se musela vyrobit zvlášť — pro editora, s grafikou, bez grafiky.
  7. Zprávami se s týmem muselo hlídat, jestli jsou připravené podklady a může se pokračovat.
  8. Stav každého kurzu se musel ručně dopisovat do tabulky a harmonogramu.

Vysoká časová náročnost a plná pozornost u mechanické práce. Při více kurzech najednou riziko zdržení a chyb.

Po automatizaci

Skript dělá rutinu, člověk jen rozhoduje

  1. Obarvit videa a připravit presety zoom/position — kreativní část zůstává na člověku.
  2. Jedním pokynem spustit přípravu podkladů — scénář pročistí AI a předpřipraví ho pro další fázi.
  3. Poslat týmu jednu zprávu — signál, že mohou začít pracovat na přípravě grafiky.
  4. Po přípravě grafiky spustit skript, který kurz předstříhá a doplní grafiku na správná místa ve videu.
  5. Zkontrolovat výsledek — střihač projde hotová videa a manuálně doladí drobné nesrovnalosti.
  6. Jedním spuštěním vyexportovat všechny verze — s grafikou i bez.

Mechanická práce běží automaticky. Člověk řeší jen to, co vyžaduje úsudek. Stav projektu je vždy aktuální bez ručního zapisování.

Z čeho se to skládá

1

Scénář se střihy

Scénář pročistí AI — odstraní přeřeky a opakování — a doplní jednotné značky střihů jako podklad pro střih.

2

Střih ve střihovém programu

Skript přečte značky a v projektu sám vytvoří jednotlivé lekce, provede řezy, nastaví šířky záběrů a doplní grafiku na správná místa.

3

Klientský dashboard

Na míru navržené online místo, kde celý tým přehledně vidí, v jaké fázi se ten který kurz nachází a má na jednom místě k dispozici veškeré informace a odkazy.

Pozn. pro Adama: sem se hodí screenshot dashboardu nebo krátké demo procesu.

Případová studie · Automatizace procesů

Příprava infrastruktury

Založení nového kurzu — složky na Drive i lokálně, přístupy a přehled stavů — jsem zredukoval z ruční administrativy na jeden formulář a jeden klik.

Zobrazit detailSkrýt detail ›
Odvětví
Online vzdělávání / e-learning
Oblast
Zakládání projektů, správa souborů, přehled stavů
Výsledek
Nový kurz ≈ 1 formulář, jeden klik

Problém

Klient natáčí online vzdělávací video kurzy, externí dodavatel pro něj zajišťuje střih. Každý kurz znamenal stejnou přípravnou rutinu. Bylo potřeba ručně vytvořit strukturu složek na Google Drive, tutéž strukturu pak znovu lokálně na disku a ke složkám ručně nastavit přístupy jednotlivým lidem.

Odkazy na podklady — footage, grafika, exporty, revize — žily na různých místech, takže se neustále dohledávaly. Nebylo jedno místo, kde by se dalo vidět, v jaké fázi kurz je a kdo za co zodpovídá — zodpovědnosti zůstávaly skryté.

Při více kurzech najednou se z téhle administrativy stávala zdržující a frustrující práce ještě předtím, než vůbec začal samotný střih.

Před automatizací — ručně

Infrastrukturu staví člověk, kus po kousku

  1. Ručně se musela vytvořit struktura složek na Google Drive.
  2. Poté se musela tatáž struktura znovu vytvořit lokálně na disku.
  3. Bylo nutné ručně nastavit přístupy různým lidem do různých složek.
  4. Informace a odkazy se posílaly e-mailem a přes WhatsApp — neexistoval žádný jeden zdroj informací.
  5. Odkazy a informace bylo pracné a frustrující dohledávat.
  6. Informace o stavu kurzu i zodpovědnostech byly roztroušené — nikde nebyly pohromadě.

Zdlouhavá příprava u každého kurzu, riziko chyb v přístupech, roztříštěné odkazy, frustrující dohledávání informací, přehled o stavu chybí.

Po automatizaci

Jeden formulář postaví celou infrastrukturu

  1. Kurz se zakládá rychlým vyplněním jednoduchého formuláře.
  2. Všechny složky na Google Drive se vytvoří okamžitě a automaticky.
  3. Správné přístupy správným lidem do správných složek se nastaví okamžitě a automaticky.
  4. Všechny lokální složky se vytvoří okamžitě a automaticky.
  5. Všechny informace a odkazy se zobrazí v klientském dashboardu, okamžitě a automaticky.
  6. Celá infrastruktura kurzu je postavena jedním klikem.

Příprava kurzu je otázkou chvíle. Přístupy sedí, složky existují na obou místech a dashboard je jediné místo se všemi informacemi a odkazy.

Z čeho se to skládá

1

Formulář pro nový kurz

Jednoduché zadání pár údajů o kurzu. Odsud se spustí celé postavení infrastruktury — bez ručního klikání ve více nástrojích.

2

Automatické vytvoření

Složky na Google Drive i lokálně, správné přístupy správným lidem a uložení do databáze — vše proběhne samo na jeden klik.

3

Klientský dashboard

Na míru navržené, jediné místo, kde tým vidí stav každého kurzu i všechny odkazy pohromadě. Nový kurz se v něm objeví okamžitě.

Adam Ruml
O mně

Adam Ruml

Vždycky mě dráždilo, když se něco dělalo složitě, neefektivně nebo zbytečně ručně — a snažil jsem se z toho udělat jednoduchý proces. Často jsem raději strávil hodiny tím, abych si na to udělal nějaký skript, jen abych to nemusel dělat ručně.

AI je v této oblasti jako dárek. Automatizace, kterou si předtím mohly dovolit jen velké firmy, je dnes dostupná všem. Za dostupnou cenu si můžete nechat vytvořit software přímo na míru, přímo váš vlastní, kde neplatíte žádné měsíční poplatky za každého uživatele. Můžete si definovat funkcionalitu, jak vám vyhovuje. Můžete jej „nakrmit" vašimi dokumenty a znalostmi. Možnosti jsou téměř nekonečné.

Mám rád, když lidem práce odsýpá, a chci, ať se vaší firmě daří. Tak se mi ozvěte a zkusíme něco vymyslet. :-)

Časté otázky

Na co se mě lidé ptají

Nemáme nikoho na IT. Kdo se o to bude starat?

Počítám s tím. Řešení stavím tak, aby běželo samo a nepotřebovalo správce. A nezmizím po předání — zůstávám k dispozici, a když je potřeba, o provoz se postarám já.

Všechno navíc dostanete zdokumentované, takže nejste na mně závislí. Nechci vás nikam zamknout — chci, abyste se vraceli proto, že vám to se mnou funguje, ne protože nemáte jinou možnost.

Co když to naši lidé nebudou umět používat?

Tohle je přesně ta část, kterou nepodceňuju. Mám bohaté zkušenosti se vzděláváním dospělých — připravím adaptační materiály a rychlou nápovědu a budu lidem k dispozici, dokud se změna neujme. Nové řešení, které nikdo nepoužívá, je k ničemu.

Kolik to stojí?

Mini-audit je zdarma. Workshop připravuju každému na míru, takže jeho cenu si řekneme až po mini-auditu — to už budu vědět, do čeho jdeme, a vy ji budete znát dopředu, pevně a bez překvapení. Samotná řešení pak dělím na menší části, takže vždy víte, co kolik stojí, a můžete kdykoliv zastavit. A protože jde o software na míru, neplatíte žádné měsíční poplatky za každého uživatele.

Dostupné to není proto, že bych slevoval z kvality, ale díky tomu, jak pracuju. Stavím řešení na míru přímo na to, co potřebujete — a nic navíc. Žádné funkce postavené na domněnkách, za které byste platili a stejně je nevyužili. Žádné předražené krabicové systémy, žádné měsíční licence za každého uživatele, žádné pozlátko. Platíte jen za to, co opravdu používáte, a ta úspora jde rovnou k vám. A neziskovkám navíc rád vyjdu vstříc i s platebními podmínkami podle toho, jak mají nastavené financování.

Co naše data? A co GDPR?

Bezpečnost a soulad s legislativou beru jako podmínku, ne příplatek. Pokud je řešení za hranicí mého know-how, přizvu si seniorní vývojářskou kapacitu. A mimochodem — když se informace místo pěti tabulek potkají na jednom zabezpečeném místě, vaše GDPR situace se většinou zlepší, ne zhorší.

Musíme kvůli tomu opustit nástroje, na které jsme zvyklí?

Většinou ne. Nejradši stavím malou vrstvu nad tím, co už používáte — tabulky, Google Drive, e-mail. Měnit zaběhnuté nástroje má smysl, jen když z toho plyne jasný užitek, a je to vždy vaše rozhodnutí.

Kontakt

Ozvěte se

Domluvme si mini-audit zdarma — zjistíme, jestli vám mohu pomoci a jak.

Nebo rovnou: adam@adamruml.cz · LinkedIn